前回は、普通に使うだけで業務が効率化できる文具の代表として「バイモ11」(マックス)とその発売11周年記念のホッチキスでつくる貼箱キットをご紹介しました。
従って、この後は、ユーザー側での「+α」によって効率化できる文具を2回連続でご紹介したいと思います。

前編となる今回のアイテムは「付箋」です。

〔台紙を剥がしてデスク周りに貼って固定させて使う〕
付箋の台紙を剥がしてデスク周りに貼って固定しておくと、
①使う時に逐一探さなくて済む
②片手でサッと取り出せる
ようになります。
これにより小さな時短が実現し、業務の効率化につながります。

Post-it®強粘着ポップアップノートの「ディスペンサー」をお持ちの方は、このカバーに貼るのも◎。


Post-it®強粘着ポップアップノートの「ディスペンサー」


付箋が吸いつくようにピタッと貼り付き、取り出す際もスムーズ

サイズや色の異なる付箋の一括管理とデスク周りのスペースの有効活用にもなります。

 
〔クリアホルダーとの併用で確実な期限管理を!〕
作業期限日や〆切がある書類には、付箋にその日付を記入して貼っておくと、期限管理も兼ねられ、ミスの防止にも大いに役立ちます。

ミスをしなければ、ミスのフォローという無駄な時間が発生しないので、この方法は、業務を効率化したい方に超オススメです。


「付箋+クリアホルダー」で確実な期限管理を目指す

 
〔リユースで実現する時短〕
良く使う文言を記載した付箋を1回使用しただけで捨てるのは、色んな意味で「もったいない」。
厚紙に貼り付けて、クリアホルダー内でキチンと保管すれば、繰り返し使えるので、毎回同じ文言を書く必要がなくなり、時短 → 業務の効率化に!


「ココに押印願います」「急」など、逐一同じことを書く必要なし!

 
〔押印・署名モレを発生させない〕
返却された書類に押印モレなどがあった場合、困るのは自分です。であれば、そうならないように書類の提出時に押印や署名が必要な箇所は、誰が見てもわかるようにしておきましょう。


業務の効率化の実現には、二度手間を発生させないこと

 
〔裏書き+クリアホルダーの内側貼り〕
クリアホルダーに綴じた書類に付箋を貼ると、ミスが防げたり、分類しやすくなったりして、何かと便利なのですが、

新しい書類を追加するたびに貼り替えの手間が生じるのは、ちょっと……。


新しい書類を追加すると付箋が書類に隠れて……

この解決策として私がオススメしているのが、記入面を付箋の裏側にして、クリアホルダーの内側に貼る方法です。

これなら、新しい書類を追加しても付箋が書類の下になることがないので、ファイリング作業がスムーズになります。


新しい書類を加えても付箋の記載には影響なし!

 
付箋は、私たちにとって、毎日使う最も身近な文具のひとつです。
業務の効率化につながるような「+α」を皆さんも考えてみませんか?