今回ご紹介するアイテムは「封筒」です。

前回同様、「え?」と思われそうですが、私が業務の効率化と向き合うキッカケとなった「特許事務所」で働き始めて間もなく、封筒絡みのことでいくつか大洗礼を受け、封筒でも業務の効率化ができることは既に実証済み!

……ということで、封筒を使ってのお薦めワザをご紹介します。

 
▼社内便用の封筒に貼る「宛名表」への工夫 → 作業効率アップ、時短、ミス防止
社内便システムを導入している職場では、封筒が繰り返し使えるように「宛名表」が完備されていると思いますが、改善の余地がある場合は、さらに手を加えましょう。

オダギリ展子著『仕事がはかどる デスクワーク&整理術のルールとマナー』(日本実業出版社)

宛名表に備考欄を設置し、「急・重要・親展・   」を記載しました。
これにより、書類を送る側ではこの書き込み作業が簡素化され、受け取る側では「急」「重要」などの別が表を一覧するだけで把握できるようになります。

 
▼封筒にパンチ穴を開ける
①封筒の下部にパンチ穴を開ける → 残存などのミス防止
前述の特許事務所では、郵便物を開封する際に残存物がないように封筒の三辺をカットするという「ルール」があったのですが、封筒に「何か」を残したまま気付かないのは大NG!
穴を開けても差し支えない封筒でしたら、封筒の下部にパンチ穴を開けておくと◎。

封筒の下部にパンチで穴を開けます

残存物のチェックはこれで万全! 社内便用の封筒にも◎。
封筒の中にオレンジ色のA4サイズ大の紙が入っています

 
②封筒の脇にパンチ穴を開ける → 書類整理
パンチ穴を封筒の脇に開け、

・保管する書類はリングファイルに綴じる

・保存する書類は綴りヒモを使って綴じる

など、目的別の使い分けも可能です。

クリアホルダーなどのファイルを使わない書類整理の方法としていかがでしょうか。書類が不要になったときに分別の手間なく破棄できます。

 
▼封筒2枚を貼り合わせる → 書類整理、書類の混同などのミス防止

両面テープや糊などを使って封筒を貼り合わせる

上側の封筒には青い紙、下側の封筒にはピンク色の紙が入っています

各封筒はそれぞれ独立して封をすることができます

銀行の封筒を貼り合わせて、お札を使途別に収納するという手もあり!

 
これ以外にも、
▼窓付き封筒や透明な封筒を使う → 時短(確認作業の簡素化)、誤送防止
▼糊付きでない封筒の封緘に両面テープを使う → 作業の簡素化、時短、汚れ防止

など、簡単にできることがたくさんあると思いますので、必要に応じて取り入れて、業務の効率化につなげましょう。