5月に入りました。
この春、新卒で入社された方、異動された方も新しい環境に慣れ、落ち着き始めた頃ではないでしょうか。
けれども、確実に業務を遂行するには、これからも覚えることはまだまだ出てくるでしょう。また、量の多少を問わなければ、これは、全ての労働者に言えることであるようにも思います。

実際に自分の担当業務が増えたり、仕事のやり方が変わったりしたとき、皆さんはどうしているでしょうか? その詳細を何らかの形で記録しているでしょうか?

私は、この対応策として「業務マニュアル」をつくることをオススメしています。
なぜなら、業務マニュアルがあれば、自分が担当業務を後任者に引き継ぐときまで、ずっと業務の効率化ができるからです。
その際、使ってほしいのが、リングファイル!

リングファイルは、書類にパンチ穴を開けて綴じるファイルで、ページの出し入れや移動、差し換えが簡単にできるのが特長です。

業務の引き継ぎは、実際の業務の流れに沿って行われないこともあると思います。その際、引き継ぎした順にノートなどに記入してしまうと、後で見直したときにわかりづらくなってしまいますが、ページの出し入れや移動、差し換えが簡単にできるリングファイルは、この不具合をカバーすることができるのです。

実際のやり方と一連の流れは、下のイラストのようになります。

オダギリ展子著『仕事がはかどる デスクワーク&整理術のルールとマナー』(日本実業出版社)
イラスト=ふせゆみ

①就業時
前任者から引き継ぎを受けながら、新しい職務の業務マニュアルを作成する
すでにマニュアルがある場合は、それに加筆する
〔メリット〕正しいやり方で業務が遂行できる
                 ↓
②就業後1~2ヶ月
マニュアルを見ながら作業を進める
〔メリット〕正しいやり方で業務が遂行できる
                 ↓
③3ヶ月目以降
やり方がわからないときや迷ったときに、その都度マニュアルで確認して作業を進める
〔メリット〕正しいやり方で業務が遂行できる
                 ↓
④引き継ぎ開始時
後任者に中身が空のリングファイルを1冊渡す
                 ↓
⑤引き継ぎ中
引き継ぎが終了した分(ページ)のマニュアルを後任者に順次渡す
〔メリット〕引き継ぎが終わった箇所がクリアになる
                 ↓
⑥異動、あるいは退職日
自分の手元にあるリングファイルの書類が残っている場合は、その部分の引き継ぎが完了していないので、少なくとも口頭で説明するなどして引き継ぎを済ませる
〔メリット〕引き継ぎモレが防げる

 

【編集後記】
配信サイクルのリニューアルに伴い、今月からタイトルを「~気になる!タメになる!~ 文具を使っての業務効率化」とさせていただきました。より一層業務の効率化に特化した内容で、皆さま方のお役に立てれば、と思っています。