前回のコラムの最後に記したように、今回は、現在私が実践中の名刺の整理・管理方法(アナログ式)をご紹介します。

この方法は、ここ数年私が実践しているやり方で、名刺の整理・管理がラクで楽しくできますので、現在何らかの不具合を感じている方のご参考になれば、と思います。

なお、この方法は、以下の条件に当てはまる方に特にオススメです。
名刺交換の機会がそれほど多くない
常時保持する名刺が500枚ほど   1,000枚くらいあっても対応は可
名刺ボックスを利用したアナログ式を採用したい

では、私が実践しているアナログ式名刺の整理・管理方法です。

〔Step 1〕書き込み
思い出す際の手がかりとなる情報を名刺に書き込む
       ↓
〔Step 2〕分類
名刺を探す際の基準となる「カテゴリー別」に分ける
       ↓
〔Step 3〕保管
名刺ボックスに保管
       ↓
〔Step 4〕 見直し
定期的に見直す

 
私が〔Step 2〕での分類を前回ご紹介した「50音順」でも「日付順」でも「VIP順(優先度順)」でもなく、「カテゴリー別」にしていることに気付いていただけたでしょうか?

コレは、実際には、「出版社(単行本)、取材、クライアント、セミナー会社、文具メーカー、文具(メーカー以外)、セミナー参加者、朝活、文具祭り、お世話になった方、特許事務所、旧同僚、友人、カメラマン、各種団体……」となります。

なぜこのようにしているかというと、特定の1枚を探すのはもちろんですが、こうすることで、私は、自分が「○○をしたい」と思ったときに、「○○関連」のところにある複数の名刺の中から候補を選ぶだけで簡単にコトが済むからです。
要は、後で作業しやすいように分類しておくと◎ということですね。

ウレシイことに、このカテゴリー分けなら、名刺を探す際に相手の名前や会った日付などを覚えていなくても問題ナシ!
また、保管の際は、手前から優先順位や使用頻度などの高い順に並べておくとさらに使い勝手が良くなります。

さて、これだけでも私は十分満足だったのですが、後に100円ショップで見つけた「トレーディングカード入れ」という、透明で名刺大の袋を併用することで、私の名刺の整理・管理はより一層便利になりました。

以下は、そのメリットです。

汚れや破損防止
小さな名刺を紛失させない
同じ会社の人の名刺をまとめて保管・管理できる
プロジェクト別に独立させての保管・管理も可
転職、退職などの状況も「加筆+まとめる」などで表現できる
同一人物の公私の名刺を一括して保管・管理できる