前回は、業務の効率化の対象が「書類」に絞られましたが、これから2回連続で、その名刺版(アナログ式)についてまとめたいと思います。

では、名刺の整理・管理における一連の流れを把握するためにも、名刺を受け取った時点を「スタート」として、それ以降の理想的な進め方を一緒に見ていきましょう。

〔スタート〕 受け取り
〔Step 1〕 書き込み
〔Step 2〕 分類
〔Step 3〕 保管
〔Step 4〕 見直し

 

各段階(Step)をさらに詳しくご説明しますと、

〔Step 1〕書き込み
思い出す際の手がかりとなる情報を名刺に書き込む

〔Step 2〕分類
名刺を保管する際にどういう順番で収納するかを決める。
一般的な方法は、「50音順」「日付順」「VIP順(優先度順)」などで、その特徴は以下の通りです。
〔50音順〕:
検索性の高さがメリットですが、名前が思い出せないと探せないというデメリットも
〔日付順〕:
時系列で機械的な収納ですむので、収納時の作業が簡単。名刺を受け取った日付が不明の場合は、手帳やカレンダーなどで調べて探す
〔VIP順〕:
頻繁に連絡を取る人や重要な取引先の担当者の名刺を取り出しやすい位置や別ファイルなどに保管する

〔Step 3〕保管
保管時に使うアイテムを選ぶ。
ポピュラーなのが「名刺ファイル」「名刺ボックス」「回転式名刺ホルダー」の3種。いずれもメリットとデメリットを考えて、自分に合ったモノ、納得できるモノを選ぶのが◎。
各アイテムは、「名刺ボックス+名刺ファイル」など、併用使いをすることで、さらに使い勝手を良くすることも可。アナログ+デジタルの併用も◎。

〔Step 4〕見直し
デスク周りが書類で溢れ返らないように定期的に行いたい。
受け取る名刺の量に応じて、「月に一度」「3ヶ月に一度」「半年ごと」などと見直すタイミングを決めてルール化する。

受け取る名刺の枚数が多い人
                  ↓
月に1回見直しをする
〔例〕毎月15日に見直し

受け取る名刺の枚数が少ない人
                  ↓
3ヶ月に1回見直しをする
〔例〕3・6・9・12月の15日に見直し

 
次回は、現在私が実践中の名刺の整理・管理方法をご紹介します。