先日、デスク周りの整理術に関しての取材依頼をいただき、添付の資料に目を通すと、「ミスを減らす」「効率アップ」「整理のコツ」などといった興味深い活字が私の目に飛び込んできました。

ミスを減らして業務を効率化させるために必要なこと、大切なことはたくさんありますが、これを機に、これまで自分が行ってきた中で最も効果的だったことを改めて考えてみることに……。

私が過去に携わっていた特許や貿易の事務業務では、取り扱う書類の量が多かったので、私にとっての「ミスを減らして業務を効率化」というのは、やはり、「書類整理」の如何に大きく左右されたように思います。

そして、試行錯誤を繰り返した結果、書類を作業段階別に分けて管理することで業務をミスなくスムーズに(=効率的に)遂行することができるようになったのです。
その際のポイントは、机上に書類の入口と出口をつくって書類の流れをつくったこと!

 
イラストにするとこのような感じです。

オダギリ展子著『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』(三笠書房)

 
こうすることによって、机上を一覧するだけで、稼働中の書類の状況がすべて把握できるようになるので、「あの件、どうだったかな?」などと思うことがなくなり、頭の中もスッキリします。

 
作業期限日や〆切がある書類には、付箋にその日付を記入して貼っておくと、期限管理が兼ねられ、ミスの防止にも◎。


ミスの防止にも◎な書類の管理例

書類を作業段階に分けられない、分ける必要がない方は、「案件ごと」などのように、ご自分の業務に合う分類を考えて!

 
1つ、気をつけたいのが、出口での書類の撤去がおざなりになりがちなこと。トレーを置くことでその存在が明確になっている入口に比べると、出口が今ひとつクリアでないこともありますが、ココは、面倒がらずに速やかに然るべき措置をするのが◎。
この最終段階(=すべての処理が完了した時点)で書類を机上から撤去することを習慣づければ、机上で不要な書類が増え続けてナダレと化すこともなくなるでしょう。