まつばやしけいこ

急な予定が入ってしまったときや声をかけてもらってうれしい反面、他の予定と重なっていた。など、お願いごとやお断りをしなければならないとき、返事に困ることってありますよね。
依頼するときのお願いもお断りも、相手の立場や負担を考慮した上で書くことが大切です。

今回は、お願いとお断りの、書きにくい手紙の書き方をご紹介します。丁寧にわかりやすく書くことを心がけ、文例を参考に、活用してください。

お願いの手紙「クッションになるフレーズ」+「疑問文のフレーズ」

同僚へ郵便発送のお願い

【文例】
○○様
おつかれさまです。
明日、お休みをいただくので
この郵便物を発送しておいてもらえないでしょうか。
お手間を増やして、ごめんなさい。
いつも、ありがとう。
△△

頼み事に快く応じてもらうポイント
「クッションになるフレーズ」と、お伺いを立てる「疑問文」を組み合わせて、相手の負担への気配りと謙虚さを忘れずに。

会議参加のお願い

【文例】
先日お話ししました会議の件、
日にちが来月○日に決まりました。
お忙しいところ申し訳ございませんが、ぜひご出席ください。
こちらの都合ばかりで恐縮ですが、
△日までに出欠のお返事をいただけますと、とても助かります。
どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

聞き入れてもらうためのポイント
・一方的な印象にならないために相手を立ててやわらかくお願いする
・返事が必要な場合は期日を明確に記す

 

▼クッションになるフレーズ
・ご多忙のところ恐れ入りますが
・勝手なお願いとは存じておりますが
・お時間がありましたら
・お手数をおかけいたしますが
・お手間を増やしてしまいますが
・ご無理申し上げますが
・こちらの都合ばかりで恐縮ですが
・厚かましいようですが

▼疑問文のフレーズ
・お願いできますか
・お願いしてもよろしいですか
・ご都合はいかがですか
・ご検討宜しくお願い致します
・ご検討いただけますか
・お返事いただけますか

▼強くお願いしたい時
・ぜひとも
・どうか
・なにとぞ
・くれぐれも

お断りの手紙「クッションになるフレーズ」+「次につながるフレーズ」

「無理です」「ダメです」と頭ごなしに断るのはNG。
「せっかくですが」「あいにく」など、クッションになるフレーズをつけると、印象が和らぎます。とはいえ、断られているのかどうかわからないようなあいまいな表現はいけません。
また必要以上にへりくだるのも誠意が伝わりにくいものです。
そして相手にも都合があるので、返事はできるだけ早くすることが大切です。

友人に食事会のお誘いのお断り

【文例】
○○さん
お久しぶりです。
ランチのお誘いをありがとう。
あいにくその日は都合で参加できそうにありません。
とても残念です。また次回、誘ってくださいね!
△△

お断りに快く応じてもらうポイント
・あいまいな表現は避ける
・必要以上にへりくだらない
・返事を先延ばししない
・次につながるひと言で、ぎこちなさを解消

 

▼クッションになるフレーズ
・残念ながら
・あいにく
・やむを得ず
・心苦しいのですが
・申し上げにくいのですが

▼次につながるフレーズ
・これに懲りずに
・またの機会に
・ほかのことでお力になれましたら

渡す時にちょっとした工夫をすると、丁寧な印象になります

切り出しにくい話題のときこそ、印象を和らげるクッション言葉を添えるのがコツです。何かをお願いするときは、押しつけがましくならない頼み方を覚えておきましょう。

また、断るときにも相手への気づかいが必要です。書きにくい手紙をマスターして良好なおつきあいを築きましょう。

 

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一般社団法人手紙文化振興協会

ライタープロフィール

  • まつばやしけいこ
  • まつばやしけいこ (社)手紙文化振興協会認定 手紙の書き方コンサルタント

    手紙美人にあこがれて手紙の書き方コンサルタントになりました。 手紙には、紙を選ぶ、筆記具を選ぶ、文章を考える、文字を書く、切手を貼るなどの5つの構成要素があります。これらを知ることでさらに楽しみ方が広がります。思わず手紙が書きたくなるようなヒントもお伝えできればと思います。言葉と感性を磨ける奥深い手紙文化をもっと身近に感じてもらえたら嬉しいです。

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